سه عنصر مهم هر اتباطی شامل فرستنده، محتوا، و دریافت کننده می باشد.

عامل محتوا نقش اساسی و مهمی در یک ارتباط موثر ایفا می کند و عدم توجه به استانداردها و ضرورت های یک محتوا مطمئنا منجر به کاهش کیفیت ارتباطی و حتی از بین رفتن ارتباط خواهد شد.

برای مثال، اگر شما به عنوان سخنران بهترین ویژگی های یک فرستنده پیام همچون صدای بسیار خوب، قدرت بیان بالا،  آراستگی و ظاهر خوب باشید اما فاقد محتوایی ضعیف باشید نمی توانید به هدف تان که همان انتقال افکار، نظرات و یا باورهای تان است، برسید. در ادامه به معرفی5  عنصر مهم یک محتوای خوب می پردازیم.

1. واضح بودن. زمان فرستادن یک ایمیل، نوشتن یک نامه، سخنرانی، و یا صحبت کردن با کسی اگر نتوانید واضح و شفاف صحبت کنید نمی توانید ارتباط تان را به خوبی حفظ کنید. واضح بودن به این معنی است که در هر بار صحبت کردن تان تنها یک ایده یا موضوع را بیان کنید و نه اینکه در یک زمان مشخص مطالب مختلفی را ارائه کنید. یا زمانی که در حال ارسال یک ایمیل هستید دقت کنید تا تنها راجبه موضوع مورد نظر، پیام خود را ارسال کنید.

واضح بودن باعث می شود تا مخاطب بتواند هدف شما را بیابد، روی آن تمرکز کند و خود را بخوبی مهیای پاسخگویی یا واکنش کند.

2. مختصر بودن. امروزه بیش هر زمانی شاهد ارائه اطلاعات و مفاهیم در قالب های کوتاه هستیم. فیلم کوتاه، مقالات کوتاه، داستان کوتاه، رونامه ها و مجلات با تصاویر بیشتر و نوشته های کمتر و مانند اینها. بله با توجه مشغله های زیاد، انسان عصر امروز بیشتر از هر زمانی تمایل به دریافت پیام های کوتاه تر دارد.

کوتاه کردن پیام به معنی حذف مفاهیم و ایده های اصلی نیست، بلکه به معنی حذف  جملات غیر ضروری، کلمات، توضیحات اضافه، و دوباره گویی ها می باشد.

3. عینی بودن. عینی بودن یا انتزاعی بودن بسیار وابسته به میزان دانش و سطح هوشی مخاطب شما می باشد. احتمالا همه ما با پزشکانی مواجه شدیم که توضیحات و دستورات را  بصورتی بیان می کنند که برای ما قابل لمس نیست بخاطر اینکه به سطح دانش فرد مقابل توجه نمی کنند. یا متخصصانی که در مواجه با افراد عامی به پیش نیازهای اطلاعاتی شان دربارۀ آن موضوع توجه نمی کنند.

زمان ارایه هر گونه اطلاعات یا توضیحات سعی کنید از مثال ها، موردها، و جزییات ضروری استفاده کنید. ارائه عینی پیام باعث می شود تا مخاطب تصویر روشنی از آنچه ارائه می شود داشته باشد و بدین ترتیب بتواند ارتباط ذهنی خود را حفظ کند.

4. صحیح بودن. صحیح بودن به استفاده درست از اصطلاحات، معانی واژه ها، در نظر گرفتن قواعد دستوری بیان صحیح جملات اشاره دارد. در ارتباط شفاهی و رو در رو سعی کنید قبل از بیان هر چیزی ابتدا آن را ذهن خود مرور کنید. در ارتباطاتی که بصورت همزمان و رو در رو نیست (ارسال پیام از طریق ایمیل) صحیح بودن ارتباط اهمیت بیشتری پیدا می کند، بنابراین سعی کنید قبل از ارسال پیام چند بار درستی یا غلط بودن کلمات و یا نحوۀ نگارش جمله را کنترل کنید، چرا که این اشتباهات می تواند بار معنایی متفاوتی را ایجاد کند.

5. منسجم بودن. این عنصر اشاره به منطقی بودن و سازماندهی مناسب محتوای شما دارد. زمانی که می خواهید درباره موضوعی صحبت کنید، بهتر است دربارۀ ابعاد مختلف آن موضوع و در مرحله بعد راجبه تقدم و تاخر مطالب فکر کنید. برای سازماندهی محتوا می توان از روش های مختلفی همچون  بیان مطالب از ساده به آسان و یا کل به جز استفاده کرد.

بنابراین سازماندهی محتوا از نظم و ترتیب مشخصی پیروی کند. برای مثال، یکی از کتاب های بارها آن را مطالعه کرده و در هر از خواندن آن لذت بردم کتاب روانشناسی تربیتی پورفسور علی اکبر سیف بوده است. علیرغم مطالب و محتوای زیاد کتاب، سازماندهی منطقی و ترتیب و توالی منظم محتوا  باعث می گردید تا خواندن آن، ساده و لذتبخش باشد.